Perfil de Puesto

Nombre de puesto: Coordinadora de Compras.

Objetivo general: Gestionar de manera eficiente y oportuna la adquisición de insumos y servicios, asegurando calidad, cantidad adecuada y relación costo beneficio, para garantizar la continuidad operativa de la organización, evitando ineficiencias y racionalizando los recursos disponibles.

Área de adscripción: Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.

Puesto al que reporta: Titular de la Subdirección de Contabilidad y Finanzas. 

Puestos que le reportan: Auxiliar de compras.

Perfil y requerimientos de formación solicitado:

• Escolaridad: Licenciatura en Administración de Empresas, Mercadotecnia o afines indispensable.
• Conocimientos técnicos: Manejo básico de paquetería office, con dominio indispensable de Excel control y gestión de inventarios, conocimiento y manejo de sistemas ERP para compras, prioritariamente Aspel SAE o similares, redacción clara y estructura de informes, análisis comparativo de precios y condiciones comerciales, y habilidades de negociación con proveedores.
• Experiencia laboral: Mínimo 1 año en áreas de compras, almacenes, adquisiciones o funciones administrativas similares.
• Otros requerimientos: Disponibilidad de tiempo y actitud de servicio.

Alcance del trabajo/funciones:

• Gestionar el uso adecuado de la tarjeta institucional para compras y pagos previamente autorizados por el titular de la DEAF
• Verificar y dar seguimiento a los pagos de servicios recurrentes relacionados con las instalaciones y actividades de la CISS.
• Controlar y realizar el seguimiento de los pagos correspondientes a plataformas digitales utilizadas por la organización.
• Coordinar solicitudes y/o compras de vuelo y hospedaje para comitivas nacionales e internacionales, asegurando el cumplimiento de las políticas institucionales.
• Verificar la documentación y los servicios vinculados al uso y mantenimiento de los vehículos oficiales de la institución.
• Gestionar la adquisición, control y distribución de insumos para cocina y almacén.
• Realizar compras y distribuir insumos requeridos para eventos internos y externos organizados por la CISS.
• Verificar los cortes de venta de la cafetería institucional y adquirir los insumos necesarios para su operación.
• Coordinar con el área contable y con las áreas responsables para la ejecución y seguimiento de inventarios.
• Participar en auditorías internas y externas relacionadas con compras, inventarios y adquisiciones institucionales.
• Verificar y dar seguimiento a servicios de traducción escrita y simultánea requeridos por las diferentes áreas.
• Atender y dar seguimiento a las requisiciones de compra realizadas por todas las áreas de la CISS.
• Proponer e implementar mejoras a los procesos de adquisición y al control de insumos, orientadas a la eficiencia y racionalización de los recursos institucionales.
• Preparar cuadros comparativos de cotizaciones, facilitando la toma de decisiones por parte de la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.
• Elaborar, revisar y dar seguimiento a las solicitudes de pago dirigidas a proveedores.
• Mantener actualizado el padrón de proveedores, incluyendo el historial de compras, cumplimiento de entregas y condiciones comerciales.
• Buscar, analizar y evaluar ofertas del mercado para optimizar los recursos financieros de la institución.
• Supervisar el adecuado cumplimiento del proceso de adquisición en cada área, proporcionando retroalimentación cuando sea necesario.
• Dar seguimiento a devoluciones, garantías o incidencias con productos o servicios adquiridos.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas internas relacionadas con adquisiciones y manejo responsable de recursos.
• Colaborar en el diseño y puesta en marcha de mecanismos para la evaluación de proveedores.
• Cumplir las disposiciones establecidas en los manuales de procedimientos que le resulten aplicables.
• Realizar actividades administrativas adicionales que le sean asignadas por la DEAF.

Competencias profesionales:

• Atención a proveedores y empleados.
• Planeación y organización.
• Apoyo ejecutivo.
• Ética profesional y responsabilidad.
• Sentido de urgencia.
• Confidencialidad.
• Resolución de problemas.
• Logística.
• Negociación
• Análisis y toma de decisiones.
• Atención al detalle
• Gestión de tiempo
• Trabajo en equipo
• Orientación a resultados

Competencias individuales, capacidades y aptitudes:

• Proactividad e iniciativa.
• Amabilidad
• Puntualidad y compromiso
• Actitud de servicio.
• Comunicación asertiva.
• Habilidad de negociación.
• Trabajo en equipo.
• Actitud de servicios.
• Pensamiento analítico
• Integridad y ética profesional

Indicadores de desempeño:

• Eficiencia financiera: Se observan ahorros y optimización de recursos en los procesos de compras.
• Habilidad de Negociación: Obtiene de los proveedores los mejores precios y la mejor calidad en los insumos que se adquieren.
• Vocación de servicio: Atiende las solicitudes de insumo que realizan las personas colaboradoras para ejecutar sus actividades diarias.
• Adaptabilidad y resolución de problemas: situaciones inesperadas gestionadas con éxito y tiempo promedio para resolver imprevistos.
• Proactividad: iniciativas o mejoras sugeridas e implementadas,
• Colaboración y trabajo en equipo en las tareas y funciones asignadas.
• Seguimiento del Inventario: Resguarda y mantiene el inventario en un nivel aceptable para las necesidades de las personas trabajadoras de la CISS.
• Manejo de imprevistos: Tiempo de resolución y efectividad ante situaciones no previstas.
• Colaboración interna: Calidad del trabajo conjunto con otras áreas.

Modalidad de trabajo

Presencial (zona: Magdalena Contreras, Ciudad de México)

La documentación requerida debe enviarse al correo electrónico: recursos.humanos@ciss-bienestar.org

“La Conferencia Interamericana de Seguridad Social está comprometida con la igualdad laboral y la no discriminación, en cumplimiento con la Norma Mexicana NOM-025-STPS-2021. Garantizamos procesos de reclutamiento, selección y contratación basados en el mérito, la experiencia y las competencias, sin distinción de género, edad, estado civil, embarazo, origen étnico, religión, orientación sexual, discapacidad o cualquier otra condición protegida por la ley. En nuestro proceso de selección no se aplican exámenes médicos, de embarazo ni de VIH. Fomentamos un ambiente de trabajo inclusivo y libre de discriminación.”