Perfil de Puesto
Nombre del puesto: Subdirección de Eventos y Logística
Objetivo general: Planear, coordinar y supervisar la logística integral de los eventos, reuniones y actividades institucionales de la Secretaría General y de otras entidades en las instalaciones de la CISS, asegurando el uso eficiente de los recursos, el cumplimiento de las normas de protección civil y los estándares de calidad, así como la correcta operación de los servicios complementarios de comedor, hotel y traducción simultánea, con el propósito de fortalecer la proyección, difusión y éxito de las acciones estratégicas en materia de seguridad social.
Área de adscripción: Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.
Puesto al que reporta: Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.
Puestos que le reportan: Coordinación de Eventos Externos, Coordinación de Hotelería, Encargado de Cocina.
Perfil y requerimientos de formación solicitado:
- Escolaridad: Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Públicas, Mercadotecnia o afines.
- Conocimientos técnicos: Manejo intermedio de paquetería office, ortografía y redacción, planificación de eventos, difusión y organización de eventos y actividades.
- Experiencia laboral: Mínimo de 3 años en puestos similares.
- Otros requerimientos: Disponibilidad de tiempo.
Alcance del trabajo/funciones:
- Elaborar las cotizaciones correspondientes a cada evento de la Secretaría General, así como los servicios relacionados, para su revisión y aprobación por parte de la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.
- Coordinar las actividades administrativas necesarias para la adecuada ejecución logística de los eventos de la Secretaría General, asegurando además el uso correcto y eficiente de las instalaciones del edificio sede.
- Coordinar y supervisar el desarrollo de eventos y actividades de la Secretaría General que se lleven a cabo en las instalaciones sede de la Conferencia Interamericana de Seguridad Social (CISS).
- Coordinar la prestación eficiente del servicio de comedor y hotel dentro de las instalaciones de la CISS.
- Planificar y coordinar los servicios de traducción simultánea requeridos para reuniones y eventos oficiales de la CISS, asegurando la disponibilidad del personal e infraestructura técnica necesaria.
- Elaborar el plan anual de eventos de la Secretaría General, en coordinación con las distintas áreas, asegurando una adecuada calendarización y asignación de recursos.
- Identificar, evaluar y coordinar con proveedores externos de servicios logísticos, tecnológicos, de alimentos, hospedaje, transporte, mobiliario, entre otros, asegurando la calidad y oportunidad en la entrega de los servicios contratados.
- Supervisar las actividades de montaje, operación y desmontaje de los eventos institucionales, verificando que se cumplan los lineamientos técnicos, estéticos y de seguridad establecidos.
- Proponer mejoras a los procesos logísticos y administrativos vinculados con la organización de eventos, para optimizar tiempos, costos y calidad del servicio.
- Coordinar la atención protocolaria a invitados especiales, delegaciones internacionales o autoridades durante su estancia en eventos organizados por la CISS.
- Asegurar que los eventos se lleven a cabo cumpliendo con los lineamientos de protección civil, seguridad, accesibilidad y salud aplicables.
Competencias profesionales:
- Planeación de eventos.
- Administración de Eventos.
- Organización y logística de actividades.
- Ética profesional.
- Sentido de urgencia.
- Confidencialidad
- Resolución de problemas.
- Atención Inmediata de las Solicitudes.
Competencias individuales, capacidades y aptitudes:
- Proactividad
- Iniciativa
- Amabilidad
- Puntualidad
- Actitud de servicio
- Comunicación asertiva.
- Habilidad de negociación.
- Trabajo en equipo.
- Coordinación de Personal.
- Tolerancia a la Frustración.
- Trabajo bajo Presión
Modalidad de trabajo
Presencial (zona: Magdalena Contreras, Ciudad de México)
La documentación requerida debe enviarse al correo electrónico: recursos.humanos@ciss-bienestar.org
“La Conferencia Interamericana de Seguridad Social está comprometida con la igualdad laboral y la no discriminación, en cumplimiento con la Norma Mexicana NOM-025-STPS-2021. Garantizamos procesos de reclutamiento, selección y contratación basados en el mérito, la experiencia y las competencias, sin distinción de género, edad, estado civil, embarazo, origen étnico, religión, orientación sexual, discapacidad o cualquier otra condición protegida por la ley. En nuestro proceso de selección no se aplican exámenes médicos, de embarazo ni de VIH. Fomentamos un ambiente de trabajo inclusivo y libre de discriminación.”